Spoločnosť EGZAKT PLUS vznikla v roku 1999 a od začiatku ponúka komplexné logistické riešenia pre zákazníkov, ktorí túto činnosť plánujú zabezpečiť formou outsourcingu. Firma sa predovšetkým venuje zasielateľstvu, integrovanej a distribučnej logistike a cestnej nákladnej doprave, pričom tieto činnosti podľa zamerania zabezpečuje prostredníctvom svojich dcérskych spoločností Promitor Logistics a Quadriga Transport. Základom sú prepravy bezpečného paletizovaného tovaru, ale EGZAKT PLUS sa venuje aj preprave nebezpečného tovaru. Tretinu z objednávok zabezpečuje vlastným vozovým parkom, ktorý je monitorovaný interným „fleet management“ systémom. Spoločnosť disponuje 5000 m2 skladovej plochy s viac ako 8100 paletovými pozíciami.

Keďže firma prepravuje aj v režime just in time pre významných výrobcov na Slovensku, prestal jej vyhovovať softvér, ktorým disponovala, pretože aj keď fungoval na databáze SQL, hodil sa skôr pre potreby obchodnej firmy. Úlohou programu bolo spresniť a uľahčiť administratívu Nároky klientov na logistiku sa zvýšili, preto firma potrebovala na jednej strane flexibilný softvér, ktorý by poskytoval komplexné riešenie na riadenie distribučnej dopravy, špedície a logistiky 3PL, a na druhej strane spoločnosť, ktorá by zabezpečovala servisné monitorovanie databázy, a to v dobrej kvalite a za prijateľnú cenu. „Hľadali sme teda už hotové riešenie na poskytovanie logistiky ako služby pre našich zákazníkov (3PL), to znamená softvér, ktorý je zabehnutý, bezpečný, dostatočne rýchly, vie pracovať s veľkým počtom objednávok (resp. položiek), má automatizované procesy čítaním čiarových kódov a poskytuje reporting skladových pohybov pre kalkuláciu realizovaných úkonov,“ približuje István Matusek, konateľ firmy EGZAKT PLUS.

Úlohou programu bolo spresniť a uľahčiť administratívu

Na prelome rokov 2004 a 2005 už bolo logistickej firme jasné, že potrebuje partnera, ktorý na ich požiadavky vie zareagovať. Prevádzkuje totiž integrovanú logistiku, zásobuje výrobu v režime just in time. Výberové konanie trvalo 3 mesiace. „Firmu CID International sme si vybrali najmä preto, lebo ponúkali komplexné riešenie pre špedíciu, dopravu a logistiku, pričom sme mali dojem, že softvér pripravili logistici, a nie programátori. Program totiž má spresniť, ale aj uľahčiť administratívnu správu, my sme potrebovali rýchle a jednoduché procesy. Samozrejme, rovnako dôležitá bola cena a politika CID v tejto oblasti bola ústretová,“ konštatuje István Matusek.

Reálna spolupráca oboch firiem začala v priebehu roku 2005 na popud zákazníka, ktorý ukončil spoluprácu s predchádzajúcim dodávateľom. Implementácia bola začatá nasadením komplexného informačného systému pre riadenie dopravy a špedície, následne boli implementované moduly pre oblasť skladovania. „Hlavnou požiadavkou zo strany EGZAKT PLUS bola jednoduchosť obsluhy systému, ktorá umožňuje čo najefektívnejšie zvládnutie zadávania veľkého objemu dát. Súčasne firma požadovala vzájomnú previazanosť dopravy a skladovania. Súčasťou riešenia bola aj dostupnosť relevantných údajov pre potreby manažmentu,“ spomína Petr Mršťák, marketingový manažér spoločnosti CID International.

Skladovanie si v každej firme vyžaduje špecifické riešenie

Využité bolo štandardné riešenie pre logistickú firmu, ktoré zahrňuje inštaláciu, školenie a následnú podporu prevádzky pri rozbehu, čo platí najmä v segmente dopravy. Oblasť skladovania je v každej firme špecifickou záležitosťou. Predovšetkým oblasti, ako sú interface na partnerov alebo systém riadenia skladov on-line terminálmi čiarových kódov, bolo nutné najskôr podrobiť dôkladnej analýze.

Riešenia nie sú sériové, a teda bez analýzy nie je možné systémy nainštalovať. Analytik – konzultant vykoná na mieste zisťovanie súčasného stavu, zistí zámer a očakávania od nového systému a následne spracuje výstup, ktorého zhrnutím je návrh nutných zmien. Výstupom analýzy je teda jasná informácia, čo vyhovuje a nevyhovuje a návrh riešenia. „V oblasti dopravy sme nenarazili na žiadne výrazné odchýlky, v podstate nebolo čo riešiť. V oblasti skladovania sme ale narazili na spomínané interface a oblasť riadenia skladov. Nutné bolo aj doladiť problematiku automatických kalkulácií služieb, ktorá je u každého zákazníka špecifická. Našou výhodou je jednoznačne zameranie na logistickú firmu. Naši ľudia sú logistici, ktorí rozumejú problematike, nemenej významná bola schopnosť našej firmy ponúknuť riešenie pre dopravu, skladovanie a špedíciu. Zaujímavý pre klienta do budúcnosti iste bude fakt, že sme schopní pokryť aj ďalšie oblasti, ako je napr. zberná služba, ktoré EGZAKT PLUS ešte dnes neprevádzkuje,“ vysvetľuje Petr Mršťák. Modul pre skladovanie bol špecifický aj vďaka sledovaniu rôznych údajov o tovare a spôsobu riadenia vychystávania.

Fungovanie celého systému zabezpečuje wi-fi sieť

Riešenie pre dopravu sa nazýva LORI, pre skladovanie LOGI. Systém LORI funguje tak, že špeditér eviduje požiadavky klientov na prepravy a ďalej ich plánuje. Vystavuje objednávky na externých dopravcov, ak je preprava realizovaná špedične, alebo odovzdáva informácie firemným vodičom. V LORI zároveň ekonomické oddelenie vystavuje faktúry zákazníkom, resp. likviduje faktúry od externých dopravcov. Systém poskytuje dáta aj pre manažment v oblasti ziskovosti, úhrady faktúr a pod. V systéme LOGI sa prijímajú požiadavky na naskladnenie alebo vyskladnenie tovaru, pre niektorých zákazníkov je vytvorená možnosť elektronickej komunikácie.

Následne sú systémom riadené jednotlivé manipulácie a vytlačené všetky potrebné dokumenty. Momentálne prebieha dolaďovanie riadenia čiarových kódov. Na záver procesu systém vytvorí automatické kalkulácie. Tie sa za pomoci sadzobníkov stávajú kompletnými podkladmi pre fakturáciu.

Hardvér nebol súčasťou dodávky nového riešenia. Všeobecne sa však dá povedať, že systémy vyžadujú operačné systémy Windows ako na užívateľských počítačoch, tak aj na serveri. Databázou je MS SQL Server 2000, prebieha prechod na verziu 2005. Na čítanie čiarových kódov boli použité terminály DENSO BHT260 s operačným systémom WIN CE 5.0. Riešenie si vyžiadalo vybudovanie internej wi-fi siete, ktorú dodala firma GABEN.

Všetky požiadavky sa zhromažďujú v informačnom systéme dodávateľa

Po analýze prebiehala testovacia prevádzka, ktorá slúži k dolaďovaniu a nastaveniu systému. Nasleduje prechod do rutinnej prevádzky, ktorý sa zaobišiel bez asistencie dodávateľa. Celková implementácia trvala pol roka.

Za jednoznačné výhody nového riešenia považuje István Matusek automatizované príjemky formou nahratia elektronického dodacieho listu, protokolovanie zistených nezhôd pri príjme tovarov, generovanie výdajov na základe výrobného plánu odberateľa s preddefinovanými parametrami výdajov (FIFO), databázu v SQL, prepojenie s MS Excel a so špedičným softvérom a zadávanie nových požiadaviek cez Helpdesk (webové rozhranie). Akékoľvek požiadavky sa evidujú v internom informačnom systéme spoločnosti CID International, ktorý umožňuje zákazníkovi náhľad na postupy riešenia cez webové rozhranie. Týmto je zabezpečené, že žiadna z požiadaviek nezostane nepovšimnutá. Rýchlosť reakcie závisí od úrovne zmluvy o technickej podpore, ktorú má zákazník uzatvorenú s dodávateľom.

Každý systém má aj svoje slabé stránky, a keďže išlo o implementáciu úplne nového riešenia, potreboval zákazník asi rok, kým sa mu podarilo optimálne nastaviť všetky procesy. „Sme presvedčení o tom, že to množstvo údajov, ktoré denne spracujeme, by sme bez takého softvéru v žiadnom prípade nezvládli. Meškáme síce s implementáciou načítania čiarových kódov, ale systém hodnotíme ako dobrý. Môžem vyjadriť aj spokojnosť so starostlivosťou zo strany CID International a to, že všetky naše požiadavky berú vysoko profesionálne. Skôr by som ich charakterizoval ako logistikov, ktorí sú zároveň aj programátormi ako opačne, vedia nám totiž poradiť aj z pohľadu logistika a nielen softvérového špecialistu,“ konštatuje István Matusek.

Aj v súčasnosti prebiehajú na systéme ďalšie úpravy, aby bez problémov zvládol stúpajúce nároky logistickej firmy.

*fakty

5000 m2

predstavuje skladová plocha logistickej spoločnosti, celková kapacita je 8000 paletových miest.

WIN CE 5.0

tento operačný systém je použitý v mobilných termináloch DENSO BHT260, ktoré sa používajú na snímanie čiarových kódov.