Všetkým firmám i organizáciám štátnej správy a samosprávy vyplýva zo zákona povinnosť niektoré typy dokumentov skladovať celé roky. Pre veľké inštitúcie to môže problém, najmä priestorový. Do takejto situácie sa dostal začiatkom roka Mestský úrad v Trnave, ktorý vybudoval nové registratúrne stredisko.

„Mestský úrad v Trnave je výkonným orgánom samosprávy mesta, ktorý plní úlohy vyplývajúce zo zákona o obecnom zriadení,“ vysvetľuje Michal Dzurjanin, vedúci odboru organizačného a vnútornej správy MsÚ v Trnave. Úrad predovšetkým zabezpečuje písomnú agendu orgánov obce a orgánov mestského zastupiteľstva, odborné podklady a iné písomnosti na rokovanie orgánov mesta či vykonáva nariadenia a uznesenia mestského zastupiteľstva a primátora mesta. S týmito všetkými činnosťami súvisí množstvo dokumentov, ktoré treba niekde uskladniť. Tým miestom je registratúrne stredisko, kde sa uchovávajú príslušné dokumenty v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach.

Mobilné regály zvýšia kapacitu priestoru až o 100 %

Mestský úrad sa rozhodol registratúrne stredisko presťahovať do nových priestorov. „Nové priestory, ktoré sa nachádzajú v suteréne trnavskej polikliniky, mali v porovnaní s predchádzajúcimi polovičnú kapacitu, ale potrebovali sme v nich uložiť rovnaké množstvo dokumentov ako predtým,“ hovorí Michal Dzurjanin. Jediným možným riešením sa tak stali mobilné regály.

Mobilné, resp. pojazdné regály sú moderným technickým prostriedkom technológie skladovania, optimálne využívajúce priestor skladu. Pri aplikácii bloku pojazdných regálov je možné v rovnakom priestore dosiahnuť až o 100 % vyššiu kapacitu regálového zariadenia v porovnaní s tradičným usporiadaním stacionárnych regálov.

Základné užívateľské vlastnosti pojazdných regálov sú dané predovšetkým vlastnosťami policových regálov, ktoré sú inštalované na podvozku ako regálové nadstavby, predovšetkým ich rozmerom, prevedením, nosnosťou a použitým príslušenstvom policových regálov. Pojazdné policové regály sú určené pre použitie v archívoch, príručných skladoch, výdajniach náradia a náhradných dielov, prevádzkach, depozitných skladoch a všade tam, kde je potrebné skladovať nepaletovaný tovar. Pojazdné policové regály je možné inštalovať ako do novovybudovaných priestorov tak aj priestorov existujúcich, v ktorých je potrebné zvýšiť kapacitu skladovej technológie.

Ako dodávateľa mobilných regálov si trnavský Mestský úrad vybral spoločnosť DEXION. Firma je členom skupiny CONSTRUCTOR GROUP, ktorá má celosvetovú pôsobnosť v oblasti vybavenia skladov, dopravníkovej techniky a zariadenia závodov. Ďalej sa zaoberá kompletnými logistickými systémovými riešeniami pre sklady a archívy. „Dôvodom výberu spoločnosti DEXION ako dodávateľa regálov pre naše registratúrne stredisko bola predovšetkým najvýhodnejšia cena a kvalitné referencie,“ približuje Michal Dzurjanin. DEXION už má viacero skúseností s dodávkami regálových systémov v Trnavskom kraji pre orgány samosprávy.

Osadenie vodiacich koľajníc prebiehalo v spolupráci so stavbármi

Spoločnosť DEXION pre archív Mestského úradu v Trnave vybralo riešenie pomocou štandardného mobilného regálového systému typu Compactus Archive s nadstavbou Sysco. „Išlo o pomerne členitý priestor s výklenkami a stĺpmi, takže mobilné regály sa dali postaviť v strede miestnosti. Popri stenách sme sa rozhodli postaviť klasické policové regály, aby sme na maximálnu mieru využili priestor a splnili požiadavky zadávateľa,“ hovorí Jozef Kozár, obchodný zástupca spoločnosti DEXION. Úrad totiž požadoval kapacitu minimálne 1700 bežných metrov políc a jednoduchú ovládateľnosť regálov. 1700 bm predstavuje priestor na uskladnenie 20 400 zoraďovačov s dokumentmi.

Aby zamestnanci DEXION-u naplno využili existujúci priestor, rozhodli sa pre riešenie, ktoré Mestskému úradu prinieslo celkovo 1745 bm políc, z toho je 1529 bm v mobilných regáloch a 216 bm v bežných regáloch.

Nový priestor pre registratúrne stredisko bolo potrebné zrekonštruovať, čo bolo úlohou stavebnej firmy. V prvom rade bolo treba podlahu vystužiť odľahčenými IP profilmi, aby sa dosiahla potrebná nosnosť, ktorá predstavuje 1200 kg na m2. Pracovníci spoločnosti DEXION museli už počas stavebných prác začať s prípravou na osadenie regálového systému. „Ešte pred vybudovaním novej podlahy sme museli pripraviť vodiace koľajnice, ktoré sú osadené tak, že splývajú s povrchom okolitej podlahy,“ vysvetľuje Jozef Kozár.

Po osadení koľajníc zamestnanci stavebnej spoločnosti urobili poter a nakoniec uložili dlaždice. Koľajnicové zariadenie pozostáva z vodiacich a pojazdových koľajníc, uložených na jestvujúcej hrubej podlahe, zospodu sú vyplnené špeciálnou zmesou. Stred vodiacej koľajnice je po celej dĺžke vajcovito vypuklý a udržuje smer pohybu regálov, pojazdová koľajnica je plochá.

Ručný systém ovládania je možné nahradiť elektronickým

Regály sa skladajú z odľahčenej bezskrutkovej konštrukcie. Oceľové plechové police sú na krajoch spevnené dvojnásobným zahnutým lemom. Lem tvorí hladké ukončenie police a zamedzuje poraneniu rúk pri zakladaní archívnych zväzkov. Do rámov sú police ukladané na háčiky. Police môžu byť pri montáži výškovo nastaviteľné s krokom 20 mm, resp. násobkom tohto kroku, teda n x 20 mm. Svetlé výšky medzi policami sú 335 mm. V každom regálovom stĺpci je možný ľubovoľný počet políc nad sebou, obmedzenie je iba v nosnosti podlahy (stropu) alebo vo výške miestnosti. Pri zvlášť vysokých regáloch, ktoré majú viac ako 3 metre, sa dodáva horné vedenie proti preklopeniu regála. Na miestach, kde prekáža napr. vzduchotechnické potrubie, môže byť výška regálov redukovaná podľa potreby.

Posuvné regály sú posúvané otáčaním trojramennej kľuky umiestnenej na čele každého posuvného regála. Z kľuky je sila obsluhy prenášaná prevodom dimenzovaným podľa zaťaženia regálu. Prevod znásobuje silu obsluhy a prenáša ju na ozubené kolesá zaberajúce do reťaze umiestnenej rovnobežne so strednou koľajou. Reťazový systém posunu umožňuje súčasný posun viacerých regálových radov. V prípade záujmu odberateľa je možné mobilný regálový systém vybaviť elektronickým variantom posúvania, riadeného počítačom.

Montáž regálového systému aj s osadením koľajníc trvala štyri dni

Police pevných a posuvných regálov sú dimenzované na zaťaženie 60 kg. Maximálne zaťaženie prenášané na jedno koleso posuvného regálu je cca 600 kg. Zaťaženie celého jedného podvozku (používa sa aj názov vagón) je 7100 kg. Pri zmene ukladaných dokumentov na menšiu výšku môže byť do regálov pridané ďalšie police, čím sa zvýši kapacita celého regálového systému. Treba však dbať na povolené zaťaženie.

Police majú bledosivú farbu, odtieň RAL 7038, predný príplatkový panel má podobný odtieň s označením RAL 7035. Regálové rámy a podvozky majú antracitovú farbu odtieňu RAL 7016.

Mobilné regály pozostávajú z dvoch samostatných blokov. V jednom bloku je osem mobilných regálov a v druhom päť. Dĺžka regálového systému je 8640 mm vrátane ovládacej kľuky a čelného krycieho panelu (tieto komponenty majú spolu približne 170 mm). „Celý systém je pomerne vysoký, pretože sme chceli naplno využiť existujúci priestor,“ konštatuje Jozef Kozár. Výška celého regálového systému, teda mobilných regálov a aj fixných regálov, je 2916 mm. Podvozok, ktorý jazdí po zabudovaných koľajniciach, má výšku 162 mm. Spodná polica, ktorá je na podvozku má hrúbku 33 mm, ostatné majú 25 mm.

Na samotnú realizáciu potrebovali pracovníci firmy DEXION štyri dni – dva dni na položenie koľajníc a dva dni na montáž regálového systému. „Išlo o štandardnú dodávku bez špeciálnych doplnkov, jediným špecifikom bol členitý priestor,“ poznamenáva Jozef Kozár.

Záručná doba na kompletný regálový systém je 5 rokov. Podľa slov Jozefa Kozára v podstate môže dôjsť iba k opotrebeniu reťazového prevodového systému či povoleniu reťaze uloženej v podlahe. Pracovníci DEXION-u pravidelne kontrolujú mobilné zariadenie a prípadné chyby okamžite odstraňujú. Zo zákona vyplývajú pravidelné prehliadky regálov jedenkrát ročne.

Pracovníci Mestského úradu v Trnave sú s riešením pomocou mobilných regálov spokojní. „Nový systém funguje bez problémov a navyše vytvára veľmi dobrý dojem z celého pracoviska. Veľmi oceňujem to, že je prehľadnejší a zároveň sa na menšom priestore podarilo uložiť veľké množstvo agendy,“ hodnotí Michal Dzurjanin spoluprácu so spoločnosťou DEXION.

*fakty

1700 bm

požadoval kapacitu regálového systému Mestský úrad v Trnave. V prepočte to znamená 20 400 zoraďovačov s dokumentmi.

2916 mm

predstavuje výška celého regálového systému, teda mobilných regálov a aj fixných regálov. Podvozok má výšku 162 mm.